Zo gaan we om met je gegevens

Finetime CRM is een product van Sibat BV, Zutphenseweg 6, 7418 AJ Deventer (De Gasfabriek), ingeschreven bij de KvK onder nummer 71717536. Wij bieden Finetime aan en hosten het ook zelf.

Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens van bezoekers van deze website, van wie een proefperiode aanvraagt en van de contactpersonen van onze klanten. Voor wat een klant in zijn eigen Finetime vastlegt, zijn wij alleen verwerker (zie Gegevens in een Finetime-omgeving). Vragen over privacy stel je via info@finetime.nl.

Als je deze website bezoekt

Bezoekersstatistieken zonder cookies (zie Cookies, statistieken en lokale opslag). Daarnaast verwerkt Cloudflare je IP-adres om de website af te leveren en te beveiligen.

Als je een proefperiode aanvraagt

Wat je invult: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, met hoeveel mensen je Finetime wilt gebruiken en je toelichting. Je naam en e-mailadres zijn nodig om contact met je op te nemen; zonder die gegevens kunnen we je aanvraag niet behandelen. De andere velden zijn vrijwillig.

Daarnaast bewaren we bij je aanvraag hoe je bij ons kwam: je antwoord op "Hoe ken je Finetime?" (vrijwillig), en als je via een link met een campagnecode kwam (bijvoorbeeld uit onze nieuwsbrief of van LinkedIn) via welke link en welk kanaal. Die code lezen we uit het adres van de pagina; we gebruiken er geen cookies of opslag in je browser voor en koppelen het niet aan de bezoekersstatistieken. Zo weten we welke kanalen werken. We bewaren het even lang als de aanvraag zelf.

Als je (proef)klant bent

Je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en wat we met je bespreken en afspreken, in ons eigen CRM. Gegevens voor facturen staan in onze administratie.

In een Finetime-omgeving

• Je account: naam, e-mailadres en je wachtwoord, alleen als hash (het wachtwoord zelf bewaren we niet). Log je in met Google, dan krijgen we van Google je naam, e-mailadres en profielfoto, en bewaren we de koppeling met je Google-account. Een account heeft een e-mailadres nodig; anders kun je niet inloggen.
• Je profiel en voorkeuren: weergavenaam, profielfoto, of en wanneer je de ochtendmail wilt en je weergave (licht of donker).
• Inlogsessies: per sessie het tijdstip, het IP-adres en het type browser, om je ingelogd te houden en misbruik te herkennen.
• Aanwezigheid: zie Aanwezigheid.
• Wijzigingslog: wie welke instellingen of gebruikers wijzigde en wie de gegevens exporteerde, zichtbaar voor beheerders.
• De inhoud van het CRM: wat het team vastlegt over contacten, bedrijven, contactmomenten en opvolgacties, met wie iets aanmaakte en wijzigde.
• Campagnes: lijsten van contacten, de e-mailcampagnes zelf, wie een campagne kreeg, en wat ontvangers ermee deden: of de mail niet bezorgd kon worden en of ze zich afmeldden, en, alleen bij wie daarvoor toestemming gaf, of ze de mail openden en op links klikten.
• Mail in de tijdlijn: als de klant dat aanzet, mail tussen het team en contacten: de hele mail met bijlagen, wie hem stuurde en kreeg, en wanneer. Mail tussen collega's, nieuwsbrieven, afwezigheidsberichten en mail die als privé is gemarkeerd horen daar nooit bij; een medewerker kan zijn eigen mail ook helemaal uitzetten. Van mail van een onbekend adres bewaren we alleen afzender, onderwerp en datum, tot iemand hem bij een contact zet.

• Je aanvraag behandelen en een proefperiode afspreken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie interesse toont en klanten te werven. Vraag je als zzp'er voor jezelf aan, dan zijn dit stappen op jouw verzoek, voorafgaand aan een overeenkomst.
• Finetime leveren: je omgeving inrichten, beheren, ondersteunen en factureren. Grondslag: de overeenkomst met jou of je organisatie. Voor contactpersonen van een organisatie is dat ons gerechtvaardigd belang om die overeenkomst uit te voeren.
• Relatiebeheer: contact houden met klanten en oud-klanten, bijvoorbeeld over wijzigingen in Finetime. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de relatie te onderhouden. Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken.
• Beveiliging van de website en onze systemen, bijvoorbeeld aanvallen tegenhouden en misbruik herkennen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze diensten en jouw gegevens te beschermen.
• Bezoekersstatistieken: begrijpen welke pagina's bezoekers helpen en hoeveel er een proefperiode aanvragen, om de website te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Bezwaar maken kan met Do Not Track of Global Privacy Control (zie hieronder).
• Administratie, zoals facturen. Grondslag: de wettelijke (fiscale) bewaarplicht.
• De nieuwsbrief sturen, en zien of je hem opent en op links klikt. Grondslag: je toestemming (zie Nieuwsbrief), die je altijd kunt intrekken.
• E-mails over Finetime aan klanten, bijvoorbeeld over nieuwe functies. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om klanten te informeren over Finetime en soortgelijke diensten (de klantuitzondering in de Telecommunicatiewet). Afmelden kan in elke mail. Heb je alleen een proefperiode aangevraagd, dan sturen we je zulke mails niet, tenzij je je voor de nieuwsbrief aanmeldt. Of je zo'n mail opent of op links klikt, meten we alleen als je daarvoor toestemming gaf (met je aanmelding voor de nieuwsbrief).

In ons CRM leggen we per contact vast of we je mogen mailen: de status (aangemeld, klantrelatie, afgemeld of onbekend), waar die vandaan kwam (bijvoorbeeld je aanvraag, je aanmelding voor de nieuwsbrief of je afmelding), de datum, en elke wijziging daarvan met wie die deed en waarom. Een afmelding gaat altijd voor: ook een nieuwe aanvraag zet die niet terug. Dat gebeurt alleen als je er zelf om vraagt. Die gegevens bewaren we zo lang als je contactgegevens.

Alleen voor de nieuwsbrief (en het meten daarvan) vragen we toestemming. We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, verkopen niets door en nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

De organisatie die Finetime afneemt (de klant) is verantwoordelijk voor alle gegevens in haar omgeving: de inhoud van het CRM, maar ook de accounts, inlogsessies, aanwezigheid, het wijzigingslog en de e-mails uit de app. Wij zijn daarvoor verwerker. We verwerken die gegevens alleen in opdracht van de klant, volgens de verwerkersovereenkomst, en niet voor eigen doeleinden. Ook sessies en logs houden we bij om de omgeving van de klant te beveiligen. We kijken alleen in een omgeving als dat nodig is voor beheer of een storing, of als de klant erom vraagt.

Verstuurt een klant e-mailcampagnes, dan gaat dat via een mailprovider die de klant zelf kiest en instelt, zoals een eigen Listmonk of Mailchimp (Intuit, Verenigde Staten). Die provider krijgt van de ontvangers alleen naam, e-mailadres, bedrijf en een intern kenmerk, en de inhoud van de campagne; meldt iemand zich daar af, dan geeft de provider dat door aan Finetime. Over die provider maakt de klant zelf afspraken.

Zet een klant mail in de tijdlijn aan, dan haalt Finetime kopieën van mail tussen het team en contacten op uit een mailbox van de klant, en bewaart die mail met bijlagen bij het contact. De klant bepaalt welke mail daarheen gaat en informeert zijn medewerkers en relaties. Mail tussen collega's, nieuwsbrieven, afwezigheidsberichten en mail die als privé is gemarkeerd komen er nooit in, en een medewerker kan zijn eigen mail uitzetten.

Wil je weten wat een organisatie over jou in haar Finetime vastlegt, of wil je het laten aanpassen of verwijderen? Vraag het aan die organisatie; wij helpen haar daarbij.

Waarom: zodat collega's zien wie er nu werkt en bereikbaar is, en weten wie ze kunnen bellen of een opvolgactie kunnen geven.

• Wat: of je online of inactief bent, of je op een telefoon of laptop werkt en wanneer je laatst actief was. Niet welke pagina of welk contact je bekijkt, en ook geen IP-adres of locatie.
• Wie: collega's zien een stip bij je naam; beheerders zien een overzicht van iedereen.
• Hoe lang: de actuele status verdwijnt na een half uur zonder activiteit. "Laatst gezien" blijft bij je profiel staan zolang je account bestaat.

Finetime is niet bedoeld om medewerkers te controleren. Een organisatie met werknemers bepaalt zelf of en hoe ze deze functie inzet. Gebruikt ze die om medewerkers te volgen, dan moet ze dat zelf beoordelen en haar medewerkers daarover informeren.

Waarom: in een omgeving waar spraak aan staat, kun je het CRM een korte opdracht geven door die in te spreken, bijvoorbeeld de naam van een bedrijf om een nieuwe relatie aan te maken.

• Wat: een opname van hooguit 30 seconden, alleen als je zelf op de microfoonknop drukt. De opname wordt omgezet in tekst; daarna zie je wat er is verstaan en beslis je zelf wat er wordt opgeslagen.
• Waar: het omzetten gebeurt op onze eigen server in Nederland, met open software (Whisper). De opname gaat niet naar Google, Apple of een andere cloud.
• Hoe lang: de opname en de tekst worden niet bewaard en niet gelogd, ook niet bij ons. Alleen wat je daarna zelf opslaat, komt in het CRM.

Waarom: in een omgeving waar dit aan staat, kun je Finetime koppelen aan een assistent die je zelf gebruikt, zoals Claude of ChatGPT. In een gesprek kan die assistent dan namens jou bedrijven, contactpersonen, gespreksverslagen, opvolgacties, lijsten en e-mailcampagnes zoeken, bekijken, vastleggen en aanvullen.

• Jouw keuze: koppelen doe je zelf, met je eigen account en na een toestemmingsscherm waarop staat welke app toegang vraagt en wat die kan. Het staat standaard uit en gaat alleen aan als de organisatie daarom vraagt.
• Wat er gebeurt: wat de assistent opvraagt (bijvoorbeeld bedrijfsgegevens, contactpersonen, gespreksverslagen, lijsten met per contact of die gemaild mag worden, en de inhoud en resultaten van campagnes), gaat naar die app en de aanbieder daarvan, bij Claude Anthropic en bij ChatGPT OpenAI. Daarvoor gelden de voorwaarden en het privacybeleid van die aanbieder. Die aanbieder schakelen wij niet in; jij kiest hem zelf.
• Gegevens van anderen: het gaat vaak om gegevens van anderen, zoals contactpersonen en verslagen van gesprekken met klanten van je organisatie. Je organisatie is daarvoor verantwoordelijk en beslist of je ze met een assistent mag delen. Gebruik bij voorkeur een zakelijk account van je organisatie bij de aanbieder: met een persoonlijk account kan de aanbieder, afhankelijk van je instellingen, gesprekken ook gebruiken om zijn modellen te verbeteren.
• Buiten Europa: de genoemde aanbieders zitten in de Verenigde Staten, dus gegevens die de assistent opvraagt, kunnen buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen. Op welke grondslag dat gebeurt, staat in het privacybeleid van de aanbieder.
• Intrekken: onder Instellingen → Voorkeuren → Gekoppelde apps kun je een koppeling altijd ontkoppelen. Een beheerder van je organisatie kan dat ook, voor iedere gebruiker. Wie geen toegang meer heeft tot Finetime, verliest ook alle koppelingen.
• Wat al bij de aanbieder is: ontkoppelen stopt alleen nieuwe uitwisseling. Wat de assistent al heeft opgevraagd, staat in je gesprekken bij de aanbieder. Inzien of verwijderen doe je daar; wij kunnen daar niet bij.
• Wat wij bewaren: welke apps je hebt gekoppeld, wanneer, en wanneer je ze laatst gebruikte; dat bewaren we tot je ontkoppelt of je toegang tot Finetime verliest. We loggen welke functie de assistent gebruikte en of dat lukte, maar niet wat er werd gevraagd of teruggegeven. De sleutels van een koppeling zijn een uur (toegang) of dertig dagen (verversen) geldig en staan alleen versleuteld (gehasht) bij ons; verlopen sleutels wissen we na een dag.

Meld je je aan voor de nieuwsbrief (op de website of met het vinkje bij een aanvraag), dan sturen we eerst een mail met een bevestigingslink. Pas als je daarop klikt, ontvang je de nieuwsbrief.

• Wat we bewaren: je e-mailadres, je naam als je die invult, en wanneer je je aanmeldde en bevestigde.
• Wat we meten: per nieuwsbrief of je hem opent (via een klein onzichtbaar plaatje) en op welke links je klikt. Zo zien we wat lezers interessant vinden. Je afbeeldingen niet laten laden in je mailprogramma voorkomt het meten van openen.
• Grondslag: je toestemming. Die geef je met het vinkje en de bevestigingslink.
• Afmelden: met één klik onderaan elke nieuwsbrief (ook via de afmeldknop van je mailprogramma). Daarmee trek je je toestemming in.
• In ons CRM: je aanmelding komt ook als contact in ons eigen CRM, met je naam, e-mailadres, het label "nieuwsbrief" en de status van je aanmelding (zie Waarvoor).
• Hoe lang: zolang je aangemeld bent. Na afmelden verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen uit de nieuwsbriefsoftware; in ons CRM houden we alleen vast dat je bent afgemeld, zodat je geen nieuwsbrief meer krijgt. Een aanmelding die je niet bevestigt, verwijderen we na 7 dagen, ook uit het CRM. Gegevens over openen en klikken bewaren we 12 maanden.
• Waar: de nieuwsbrief draait op Listmonk, op onze eigen server in Nederland. De mail gaat via TransIP (zie hieronder).

• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten) levert het verkeer naar onze servers af en beveiligt het (HTTPS, aanvallen tegenhouden). Daarbij verwerkt Cloudflare je IP-adres en het verkeer zelf, ook in datacenters buiten de Europese Economische Ruimte. Cloudflare is onze verwerker op basis van zijn standaard verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Zie de verwerkersovereenkomst van Cloudflare.
• Google, alleen als je inlogt met je Google-account. Google stuurt ons dan je naam, e-mailadres en profielfoto. Voor je Google-account is Google zelf verantwoordelijk; daarvoor geldt het privacybeleid van Google. Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
• TransIP (Nederland) verzorgt de mail van finetime.nl: onze mailbox, de bevestiging van je aanvraag, de nieuwsbrief en de mails uit Finetime-omgevingen die onze afzender gebruiken. Stelt een klant een eigen mailserver in, dan gaat de mail uit die omgeving via die partij.
• De KVK (Kamer van Koophandel), alleen als een klant de KVK-koppeling aanzet met een eigen abonnement bij de KVK. Zoekt iemand dan een bedrijf op, dan gaat alleen de zoekterm (een bedrijfsnaam of KVK-nummer) naar de KVK. Uit het Handelsregister nemen we alleen bedrijfsgegevens over, geen gegevens van eigenaren of bestuurders.

Koppel je zelf een assistent zoals Claude of ChatGPT (zie Assistenten koppelen), dan gaan gegevens naar die app omdat jij dat kiest. Die aanbieder is geen partij die wij inschakelen.

Verder geven we geen gegevens aan anderen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Onze databases en back-ups staan op onze eigen servers in Nederland. Elke klant heeft een eigen installatie; klanten delen geen database. Het verkeer naar die servers loopt via Cloudflare (zie hierboven).

• Een aanvraag zonder vervolg verwijderen we met alles wat erbij hoort 7 dagen na je laatste aanvraag, tenzij we in die tijd een relatie zijn begonnen.
• (Proef)klanten: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en notities in ons CRM bewaren we zolang de relatie loopt. Na het opzeggen, of als een proefperiode niet doorgaat, verwijdert ons CRM ze automatisch 2 jaar na het laatste contact, met de gesprekken en afspraken die erbij horen. Facturen en de rest van de administratie bewaren we 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Een Finetime-omgeving bewaren we zolang de klant Finetime gebruikt. Na het opzeggen kan een beheerder alles meenemen (CSV-bestanden voor Excel en één JSON-bestand). Uiterlijk 30 dagen na het opzeggen wissen we de installatie, met haar back-ups.
• Accounts in een omgeving blijven zolang een beheerder iemand toegang geeft. Trekt een beheerder de toegang in, dan stoppen alle sessies direct. Naam en e-mailadres blijven dan staan bij wat die persoon vastlegde, zodat de geschiedenis klopt. Een beheerder kan het account daarna anoniem maken: naam en e-mailadres worden dan "Oud-gebruiker", en profielfoto, voorkeuren en inlogmethoden verdwijnen.
• Een inlogsessie verloopt als je hem een week niet gebruikt, en direct als je uitlogt of je wachtwoord opnieuw instelt. Verlopen sessies, met het IP-adres en het type browser, verwijderen we uiterlijk 30 dagen later.
• Een link om je wachtwoord opnieuw in te stellen is een uur geldig. We verwijderen hem na gebruik, en anders een dag nadat hij is verlopen.
• Aanwezigheid: zie Aanwezigheid.
• Het wijzigingslog bewaren we 12 maanden.
• Campagnes: wie een campagne kreeg, bewaren we zolang het contact en de campagne bestaan. Wat ontvangers ermee deden (geopend, geklikt, niet bezorgd, afgemeld) bewaren we 12 maanden.
• Mail in de tijdlijn: een mail bij een contact bewaren we zolang het contactmoment bestaat, net als andere contactmomenten. Mail van een onbekend adres na 30 dagen weg; de kopie in de mailbox van de klant na de termijn die de klant kiest (standaard 30 dagen).
• Bezoekersstatistieken van de website bewaren we 12 maanden.
• De nieuwsbrief: zie Nieuwsbrief.
• Back-ups maken we elke dag; we bewaren de laatste 11. Wat we verwijderen, is daardoor uiterlijk 11 dagen later ook uit de back-ups verdwenen. Voor een update van een omgeving maken we daarnaast een export; daarvan bewaren we alleen de laatste.

Deze website zet geen cookies en bewaart niets in je browser. We tellen bezoeken met Umami, dat we zelf draaien op onze eigen server in Nederland. Er gaat niets naar Google of een andere partij.

Per bezoek leggen we vast:

• welke pagina's je bekijkt, en vanaf welke website of campagne je komt;
• het type browser, besturingssysteem en apparaat, de schermgrootte, de taal en het land (geen stad of regio);
• of je op "Proefperiode aanvragen" of "Inloggen" klikt, een aanvraag verstuurt of een blogbericht tot het einde leest.

Om bezoeken binnen een maand aan elkaar te koppelen, maakt Umami een pseudoniem bezoekerskenmerk: een versleutelde code uit je IP-adres, het type browser, een geheime sleutel van ons en de maand. Elke maand ontstaat een nieuwe code. Het IP-adres zelf slaan we niet op. We gebruiken het kenmerk alleen om bezoekers te tellen, koppelen de statistieken niet aan je aanvraag of andere gegevens over jou, en proberen niet te achterhalen wie je bent. Omdat het kenmerk bezoeken binnen een maand verbindt, zijn dit wel persoonsgegevens. We bewaren ze 12 maanden.

Staat in je browser Do Not Track of Global Privacy Control aan, dan laden we Umami niet en tellen we je niet.

Het statistiekscript leest een paar kenmerken van je browser, zoals de schermgrootte en de taal. De Telecommunicatiewet staat dat zonder toestemming toe als het alleen dient om het gebruik van de website te meten en weinig gevolgen heeft voor je privacy. Wij gaan ervan uit dat dat hier zo is: we draaien Umami zelf, gebruiken de gegevens alleen voor statistieken van onze eigen website, delen ze met niemand en bewaren ze beperkt. Daarom vragen we hiervoor geen toestemming en tonen we geen cookiebanner.

De app gebruikt geen trackingcookies. Hij bewaart alleen wat nodig is om te werken:

• je inlogsessie, in de lokale opslag van je browser;
• je keuze voor licht of donker, zodat het scherm meteen goed staat;
• per tabblad een willekeurige code voor de aanwezigheid, die verdwijnt als je het tabblad sluit;
• bij inloggen met Google één functionele cookie, maximaal 5 minuten, om het inloggen veilig af te ronden.

Deze opslag is nodig om de app te laten werken; daarvoor is geen toestemming nodig.

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden bewaren we alleen als hash (scrypt), een methode die het terugrekenen naar het wachtwoord zeer moeilijk maakt; het wachtwoord van de mailserver bewaren we versleuteld. Alleen mensen die een beheerder toegang geeft, kunnen inloggen, en wie toegang verliest, wordt direct uitgelogd.

Over de gegevens die wij als verantwoordelijke verwerken, heb je het recht om:

• ze in te zien;
• ze te laten verbeteren of aanvullen;
• ze te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld zolang we een verzoek of bezwaar van je beoordelen;
• bezwaar te maken, vooral tegen wat we op grond van ons gerechtvaardigd belang doen, zoals relatiebeheer en statistieken;
• de gegevens die je ons zelf gaf mee te nemen (overdraagbaarheid), als we ze verwerken voor een overeenkomst met jou of met je toestemming;
• je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief. Wat we daarvoor al deden, blijft rechtmatig.

Deze rechten gelden onder de voorwaarden van de AVG. Soms mogen of moeten we gegevens toch bewaren, bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht; dan leggen we uit waarom. De exportfunctie in de app is iets anders dan het recht op overdraagbaarheid: daarmee neemt een klant al zijn bedrijfsgegevens mee.

Mail ons via info@finetime.nl. We reageren binnen een maand; bij een ingewikkeld verzoek kan dat met twee maanden worden verlengd, en dan laten we je dat weten. Soms vragen we je om te bevestigen wie je bent.

Gaat het om gegevens die een organisatie over jou in haar Finetime heeft vastgelegd? Vraag het dan aan die organisatie; wij helpen haar daarbij.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan en zetten we de datum bovenaan bij.