Prospects: bedrijven vinden die bij je passen

Met Prospects zoek je bedrijven die misschien klant worden, voordat ze in je CRM staan. Je importeert een lijst of zoekt in de KVK, Finetime rekent uit hoe goed elk bedrijf past bij je klantprofiel, en jij beslist welke je overzet naar het CRM. Prospects is een aparte module: vraag ons om hem aan te zetten.

Werk item: CRM-119. Technische achtergrond: docs/decisions/0072-prospects-als-module.md t/m 0075-ai-laag-en-budget.md.

1. Een klantprofiel maken

Onder Instellingen → Prospects beschrijf je wie bij je past: branches (SBI-codes of woorden), omvang (aantal medewerkers) en regio (provincies of postcodegebieden), en eventueel trefwoorden die op de website van een goede klant staan. Je kunt meer profielen naast elkaar hebben, bijvoorbeeld per doelgroep. Pas je een profiel aan, dan rekent Finetime alle scores opnieuw uit.

2. Bedrijven toevoegen

• Importeren: een CSV-bestand, bijvoorbeeld uit Excel (Opslaan als CSV). Je koppelt de kolommen (naam, KVK-nummer, website, plaats, postcode, SBI, aantal medewerkers) en geeft aan waar het bestand vandaan komt. Kolommen met e-mailadressen, telefoonnummers of contactpersonen worden niet ingelezen.
• Toevoegen uit KVK: zoek één bedrijf op in het Handelsregister (met de KVK-koppeling).

Staat een bedrijf al als prospect of in je CRM, dan wordt het niet dubbel toegevoegd. Twijfelt Finetime, dan zie je bij de prospect op wie hij lijkt en beslis jij. Met een KVK-nummer vult Finetime de gegevens aan uit het Handelsregister (officiële naam, adres, SBI, omvang).

3. De score lezen

Elke prospect krijgt per klantprofiel een score van 0 tot 100: branche telt het zwaarst (40), dan omvang en regio (elk 25) en trefwoorden (10). Bij de prospect zie je per onderdeel waarom het wel of niet past. Ontbreekt er iets, bijvoorbeeld de omvang, dan staat er hoe volledig de score is; vul het aan of koppel het bedrijf aan de KVK. De score is een vaste berekening, geen AI: dezelfde gegevens geven altijd dezelfde score.

4. Onderzoeken

Met Onderzoeken haalt Finetime een paar openbare pagina’s van de eigen website van het bedrijf op (homepage, over ons, diensten) en laat een AI-dienst in de EU een korte samenvatting maken: wat het bedrijf doet, feiten met de pagina waar ze vandaan komen, en wat onbekend is. Daarna staat de prospect op Te beoordelen.

• Namen, e-mailadressen en telefoonnummers worden eruit gehaald voordat er iets naar de AI gaat of wordt bewaard.
• De bot (FinetimeBot) volgt robots.txt; zie finetime.nl/bot.
• Er is een limiet per dag en een AI-budget per maand; je ziet het gebruik onder Instellingen.

5. Beoordelen en overzetten

Op de prospect kies je Afwijzen, Nader onderzoeken of Accepteren en overzetten. Bij overzetten zie je of het bedrijf al in je CRM staat (op KVK-nummer, naam of website). Je koppelt de prospect aan dat bedrijf, dat dan niet wordt gewijzigd, of je maakt een nieuw bedrijf. Je kunt er meteen een opvolgactie voor jezelf bij zetten. In de lijst kun je ook meerdere prospects tegelijk afwijzen of als nieuw bedrijf overzetten; die met een mogelijke match doe je dan één voor één.

Wie wat deed, staat bij de prospect: wie hem toevoegde en uit welke import, wie hem beoordeelde en wanneer, en wie hem overzette. Op het bedrijf in je CRM staat Uit Prospects.

6. Exporteren

Met Exporteren in de lijst download je de prospects met de filters die je hebt gekozen als CSV-bestand voor Excel. Prospects zitten niet in de export van je hele CRM.

Wat Prospects niet doet

• Geen contactpersonen, e-mailadressen of telefoonnummers verzamelen, en niet zoeken op LinkedIn of sociale media.
• Niemand mailen of bellen, en niets vanzelf naar het CRM zetten: dat beslis jij altijd.
• Geen gegevens naar een AI-dienst buiten de EU sturen (tenzij je zelf een ander AI-account instelt).
• Niets bewaren wat niet meer nodig is (zie hieronder).

Hoe lang gegevens blijven

• Een prospect die je niet overzet, wordt 12 maanden na de laatste wijziging automatisch verwijderd, met alles wat erbij hoort.
• Websitefragmenten en de uitkomst van het onderzoek na 6 maanden; de score en de uitleg blijven.
• Gebruikscijfers zonder inhoud na 13 maanden.
• Dit loopt ook door als de module uit staat.

Verwijderen op verzoek

Vraagt een bedrijf om zijn gegevens te verwijderen, open dan de prospect en kies Verwijderen op verzoek (alleen voor een beheerder van de module). Vul een reden in. De prospect verdwijnt met bronnen, onderzoek, scores en beoordelingen; alleen het KVK-nummer en het domein van de website blijven bewaard, zodat een nieuwe import of Toevoegen uit KVK het bedrijf overslaat. Staat het bedrijf al in je CRM, dan verwijder je het daar apart. Verwijderen en de automatische opruiming staan in het wijzigingslog (alleen de reden en aantallen, geen namen).

Voorbeeldtekst voor je privacyverklaring

Je organisatie is verantwoordelijk voor de gegevens in Prospects en moet de bedrijven informeren (artikel 14 AVG). Neem bijvoorbeeld deze tekst op in je privacyverklaring, en noem bij het eerste contact waar je de gegevens vandaan hebt.

Zakelijke prospectie. Wij zoeken bedrijven die mogelijk klant van ons worden. Daarvoor gebruiken we openbare bedrijfsgegevens: naam, adres, website, KVK-nummer, branche en omvang, uit het Handelsregister van de KVK, uit bestanden die we daarvoor mogen gebruiken, en van de openbare pagina’s van de website van het bedrijf. We verwerken geen gegevens over personen, behalve een handelsnaam die een persoonsnaam is. Een AI-dienst in de Europese Unie maakt een samenvatting van wat het bedrijf doet; een medewerker beslist of we contact opnemen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om zakelijke klanten te vinden en te benaderen. Een bedrijf dat we niet benaderen, verwijderen we na 12 maanden; websitefragmenten na 6 maanden. Wil je niet dat we je bedrijf hiervoor gebruiken, laat het ons weten via [e-mailadres]; dan verwijderen we het en voegen we het niet opnieuw toe. Onze leverancier Finetime (Sibat BV) verwerkt deze gegevens in onze opdracht.