Offertes: maken, versturen en akkoord krijgen

Met Offertes maak je offertes vanuit je CRM: bij een bedrijf, met artikelen uit je eigen lijst, in je eigen huisstijl. Je verstuurt ze per mail met een pdf en een link waarmee je klant akkoord geeft of afwijst, en je ziet direct wat er openstaat. Offertes is een aparte module: vraag ons om hem aan te zetten.

1. Instellen

Onder Instellingen → Beheer → Offertes vul je als beheerder van de module in wat op de pdf komt: je bedrijfsgegevens (naam, adres, KVK- en btw-nummer, IBAN, website). Daar stel je ook het nummerformaat in (bijvoorbeeld OF-{JJJJ}-{0001}), hoe lang een offerte standaard geldig is en hoeveel dagen vóór het verlopen je een herinnering krijgt.

Daaronder staan de templates: hoe een offerte eruitziet. Je kiest een layout (Klassiek, Modern of Met voorblad), een lettertype, een hoofd- en accentkleur, je logo (png of jpg, tot 1 MB) links of rechts, welke kolommen er in de regels staan (artikelcode, eenheid, korting, btw), een tekst onder de kop en in de voettekst, en de standaard tekstblokken. Rechts zie je meteen een voorbeeld. Je kunt meer templates maken, bijvoorbeeld één per merk of doelgroep; één is de standaard. Eigen HTML of CSS kan niet; heb je een layout nodig die er niet bij zit, vraag ons dan om maatwerk.

Onder Offertes → Tekstblokken maak je vaste teksten voor de inleiding, de afsluiting, de voorwaarden en de mail. Velden als {aanhef}, {voornaam}, {bedrijf} en {geldig_tot} worden per offerte ingevuld.

2. Artikelen en prijzen

Onder Offertes → Artikelen staan je producten, diensten en abonnementen, met eenheid, btw en prijs. De inkoopprijs en de marge ziet alleen de beheerder van de module.

Prijzen veranderen in prijsrondes (Offertes → Prijsrondes): een indexering met een percentage, of een prijslijst van een leverancier (CSV). Je ziet vooraf wat er verandert, kiest een ingangsdatum, en kunt een ronde later terugdraaien. Offertes die al bestaan, veranderen niet mee: een regel bewaart de prijs van het moment.

3. Een offerte maken

Kies bij een bedrijf of contactpersoon Nieuwe offerte. Voeg regels toe: een artikel (prijs en btw van vandaag), een vrije regel of een kopje. Korting geef je per regel als percentage, of voor de hele offerte als een aparte regel met een negatief bedrag. De totalen per btw-tarief rekenen direct mee. Kies bij de gegevens een andere template als je niet de standaard wilt.

Rechts zie je de offerte live, in de gekozen template: elke wijziging staat er direct in. Paginagrenzen zijn bij benadering; met Voorbeeld (pdf) zie je de exacte pdf zoals je klant hem krijgt. Zolang de offerte een concept is, staat er “Concept” over de pdf. Een verstuurde offerte houdt de opmaak van het moment van versturen, ook als je de template later wijzigt.

Bewerken kan op een laptop of computer; op je telefoon bekijk je offertes.

4. Versturen

Met Versturen kies je de ontvangers (de contactpersoon staat er al), het onderwerp en de tekst. De pdf gaat als bijlage mee, met onder je tekst een persoonlijke link. Pas als de mail weg is, krijgt de offerte een nummer en is deze versie niet meer te wijzigen. Bij de contactpersoon komt een contactmoment, en voor jou een opvolgactie een paar dagen voordat de offerte verloopt.

Heb je de offerte zelf al gemaild, dan kies je Markeren als verstuurd (zonder link).

5. Akkoord via de link

Via de link ziet je klant de offerte, kan hij de pdf downloaden, en geeft hij akkoord (met zijn naam en een vinkje) of wijst hij af (met een reden als hij wil). Hij hoeft niet in te loggen. Daarna:

• staat de offerte op geaccepteerd of afgewezen, met naam en tijdstip;
• krijg je een mail, en staat het op Vandaag en in je ochtendmail;
• krijg je bij akkoord een opvolgactie om het vervolg te plannen;
• krijgt je klant een bevestiging, bij akkoord met de pdf.

Een klant kan maar één keer antwoorden. Reageert hij per mail of telefoon, kies dan Antwoord vastleggen (met datum en notitie).

6. Aanpassen, intrekken en verlopen

Wil je iets wijzigen na versturen, kies dan Aanpassen (nieuwe versie): je werkt verder in versie 2, de link van versie 1 werkt dan niet meer (“deze offerte is vervangen”). Met Intrekken werkt de link ook niet meer. Na de datum “geldig tot” staat een offerte vanzelf op verlopen.

7. Overzicht

Onder Offertes zie je wat er openstaat, wat deze week verloopt, wat deze maand is geaccepteerd en hoeveel procent van je offertes wordt geaccepteerd, met filters op status, eigenaar, bedrijf en periode.

Met een assistent

Heb je Finetime gekoppeld aan Claude of ChatGPT, dan kan die artikelen zoeken, offertes opzoeken en een concept maken (“maak een offerte voor Van Dijk met een warmtepomp en 12 uur montage”). Versturen, intrekken en een antwoord vastleggen doe je altijd zelf in Finetime. Inkoopprijzen krijgt de assistent nooit te zien.

Exporteren

In de export van je CRM (Instellingen → Beheer → Exporteren) zitten offertes.csv en offerteregels.csv, en in finetime-export.json alle versies met regels en antwoorden. Artikelen en prijzen exporteer je onder Offertes → Prijsrondes.

Hoe lang gegevens blijven

• Een offerte blijft zolang het bedrijf in je CRM staat. Verwijder je een bedrijf, dan gaan de offertes mee; heeft het bedrijf geaccepteerde offertes, dan vraagt Finetime eerst om bevestiging.
• Verwijder je een contactpersoon, dan blijft de offerte bij het bedrijf, zonder contactpersoon.
• Zet je de module uit, dan blijven de gegevens 30 dagen bewaard; zet je hem in die tijd weer aan, dan is alles er nog. Daarna worden ze automatisch gewist.

Voorbeeldtekst voor je privacyverklaring

Wie via de link antwoordt, laat zijn naam, het tijdstip, zijn IP-adres en het type browser achter. Daarmee kun je laten zien dat het akkoord via de link is gegeven. Je kunt deze tekst gebruiken:

Als u via de link in onze offertemail akkoord geeft of de offerte afwijst, leggen wij uw naam, het tijdstip, uw IP-adres en het type browser vast, om te kunnen aantonen dat het antwoord via uw persoonlijke link is gegeven. Wij bewaren deze gegevens zolang de offerte in onze administratie staat. Wij gebruiken hiervoor Finetime CRM; de gegevens staan op servers in Nederland.