Finetime koppelen aan ChatGPT

Met deze koppeling praat je met je CRM. Je vertelt ChatGPT wat er moet gebeuren, en ChatGPT doet het in Finetime: een bedrijf of contactpersoon aanmaken, een gesprek vastleggen, een actie inplannen of iets opzoeken. Typen of inspreken, allebei werkt. Zo ziet dat eruit:

Jij: Wat moet ik deze week nog doen?

ChatGPT: Je hebt vijf open acties: twee te laat (Bas de Vries bellen, offerte Bakkerij De Vries) en drie voor deze week. Zal ik de twee te late naar morgen verplaatsen?

De stappen in deze handleiding zijn bijgewerkt op 19 oktober 2026. ChatGPT verandert regelmatig; ziet een scherm er anders uit, kijk dan ook in de hulp van OpenAI.

Voordat je begint

• De koppeling staat aan in jouw Finetime. Ga naar Instellingen → Voorkeuren → Gekoppelde apps. Daar staat het adres om te koppelen, bijvoorbeeld https://crm-actions.finetime.nl/mcp. Kies Adres kopiëren. Staat er “Koppelen met apps staat in deze omgeving uit”, vraag het dan je beheerder.
• Een ChatGPT-abonnement waarmee je een eigen koppeling toevoegt. Met ChatGPT Business, Enterprise of Edu werkt alles; de beheerder van jullie ChatGPT-werkruimte moet eigen koppelingen wel toestaan. Bij Plus en Pro verschilt het per account: zie je in de volgende stap de knop Add custom MCP server, dan kan het. Met een gratis account kan het niet.
• Een computer. Koppelen doe je in ChatGPT in de browser, op chatgpt.com.

Koppelen, stap voor stap

1. Open chatgpt.com/plugins (in het menu: Plugins).

2. Kies de + en daarna Add custom MCP server.

3. Vul in:

   • Naam: Finetime;
   • Beschrijving: bijvoorbeeld “Ons CRM: bedrijven, contactpersonen, gesprekken en acties”;
   • onder Connection het adres dat je in Finetime hebt gekopieerd;
   • als authenticatie OAuth.

4. ChatGPT waarschuwt dat het een eigen koppeling is die OpenAI niet heeft gecontroleerd. Kies I understand and want to continue en daarna Create as a plugin.

5. ChatGPT laat zien wat Finetime kan (de lijst met acties). Kies Install (installeren).

6. Je komt bij Finetime. Log in met je eigen account (e-mail en wachtwoord, of Google).

7. Finetime laat zien dat ChatGPT toegang vraagt en wat ChatGPT dan kan. Kies Toestaan.

   

8. Je bent terug in ChatGPT. Klaar: in Finetime staat ChatGPT nu onder Gekoppelde apps.

   

Zo gebruik je het

Begin een nieuw gesprek en typ @. Kies Finetime en stel je vraag. Noem je Finetime niet, dan kiest ChatGPT zelf of het Finetime erbij haalt; met @Finetime weet je het zeker.

Voordat ChatGPT iets aanmaakt of wijzigt, vraagt het meestal eerst of het mag. Wat ChatGPT aanmaakt of wijzigt, staat in Finetime op jouw naam, met “via assistent” erbij. Hieronder voorbeelden per situatie. Alle bedrijven en personen zijn verzonnen.

Na een klantbezoek

Vertel in één keer wat er gebeurd is. ChatGPT zoekt het bedrijf en de contactpersoon op, maakt aan wat ontbreekt, legt het gesprek vast en zet de acties erbij.

Jij: Ik was net bij Van Dijk Installatietechniek in Deventer en sprak Bas de Vries, de inkoper. Het ging over het onderhoudscontract voor 2027. Ik stuur vrijdag een offerte en bel hem over twee weken. Maak alles aan.

ChatGPT: Van Dijk Installatietechniek B.V. stond nog niet in Finetime; ik heb het aangemaakt met de gegevens uit de KVK. Bas de Vries staat erbij als inkoper. Het gesprek staat als contactmoment van vandaag, met twee acties op jouw naam: offerte sturen (vrijdag 23 oktober) en Bas bellen (2 november).

“Vrijdag”, “morgen” of “over twee weken”: ChatGPT rekent de datum om. Vindt het twee bedrijven in de KVK, of twee contactpersonen met dezelfde naam, dan vraagt het eerst welke je bedoelt. Bedrijven opzoeken in de KVK kan alleen als de KVK-koppeling in jouw Finetime aan staat.

Iets opzoeken

Jij: Wat hebben we de laatste tijd met Hoekstra Bouw besproken?

ChatGPT: Drie contactmomenten sinds september: op 2 oktober een belafspraak met Anja Jansen over uitbreiding naar vijf gebruikers, op 18 september een demo en op 4 september een eerste kennismaking. Er staat nog één open actie: “Voorstel uitbreiding sturen”, voor Kevin, uiterlijk 25 oktober.

Jij: Staat Studio Noord al in Finetime?

ChatGPT: Nee. In de KVK vind ik Studio Noord B.V. in Groningen. Zal ik het aanmaken?

Ook goed: “Wie zijn de contactpersonen bij Bakkerij De Vries, en wanneer hadden we voor het laatst contact?” of “Wat weet je van Bas?”

Je dag of week plannen

Jij: Wat moet ik deze week nog doen?

ChatGPT: Je hebt vijf open acties: twee te laat (Bas de Vries bellen, offerte Bakkerij De Vries) en drie voor deze week. Zal ik de twee te late naar morgen verplaatsen?

Jij: Zet het telefoontje met Bas op Kevin.

ChatGPT: Gedaan: “Bas de Vries bellen” staat nu op naam van Kevin.

Jij: De offerte voor Bas is verstuurd. Plan over twee weken een belafspraak.

ChatGPT: Ik heb “Offerte sturen” afgevinkt en een nieuwe actie gemaakt: Bas bellen, maandag 2 november, op jouw naam.

Gegevens bijwerken

Jij: Het nummer van Bas is nu 06 98765432 en hij is inkoopmanager geworden.

ChatGPT: Bijgewerkt bij Bas de Vries: telefoon en functie.

Ook goed: “Bas werkt nu bij Studio Noord”, “Geef Bas het label prospect” of “Vul het adres van Studio Noord aan uit de KVK.”

Lijsten en campagnes

Jij: Maak een lijst van alle contacten met het label prospect en vertel hoeveel ik er mag mailen.

ChatGPT: De lijst “Prospects” heeft 48 contacten. 31 mogen een campagne krijgen; 12 hebben geen toestemming en 5 geen e-mailadres.

De lijst houdt zichzelf bij: krijgt later iemand het label prospect, dan staat die er vanzelf op. Een vaste lijst kan ook: “Maak een lijst Klantdag met Bas de Vries en Anja Jansen.”

Jij: Schrijf een uitnodiging voor onze klantdag op 14 november voor die lijst en stuur me een testmail.

ChatGPT: Het concept staat in Finetime; de testmail is naar jou verstuurd. Inplannen kan als je beheerder bent, minstens een kwartier vooruit en na jouw “ja”.

Daarna kun je verder schaven: “Maak de tweede alinea korter en zet de knop bovenaan.” Afbeeldingen voeg je toe in Finetime; ChatGPT laat bestaande afbeeldingen staan.

Wat ChatGPT niet doet

• Niets verwijderen. Geen bedrijven, contactpersonen, gesprekken of acties. Dat doe je in Finetime.
• Geen campagne direct versturen. Alleen een testmail naar jou, of (als je beheerder bent) inplannen, minstens een kwartier vooruit en pas nadat ChatGPT een samenvatting heeft laten zien en jij “ja” hebt gezegd. Een ingeplande campagne zie je als melding op Vandaag, en annuleren kan in Finetime of via ChatGPT.
• Niet meer dan jij mag. ChatGPT werkt met jouw account en kan precies wat jij in Finetime mag.
• Geen dubbele. Bestaat een bedrijf al, of een contactpersoon met hetzelfde e-mailadres of dezelfde naam bij hetzelfde bedrijf, dan meldt ChatGPT het bestaande in plaats van een tweede aan te maken.

Ontkoppelen

In Finetime, onder Instellingen → Voorkeuren → Gekoppelde apps, staat ChatGPT met wanneer je het koppelde en laatst gebruikte. Ontkoppelen trekt de toegang direct in. Wil je later weer koppelen, dan vraagt Finetime opnieuw om toestemming. Verwijder de plugin daarna ook in ChatGPT, onder Plugins.

Een beheerder ziet onder Beheer → Gekoppelde apps de gekoppelde apps van iedereen en kan ze ook ontkoppelen, of koppelen voor iedereen uitzetten. Wie geen toegang meer heeft tot Finetime, verliest ook alle koppelingen.

Privacy

Wat ChatGPT in Finetime opvraagt, gaat naar ChatGPT en dus naar OpenAI. Daarvoor gelden de voorwaarden en het privacybeleid van OpenAI, en de instellingen van jouw ChatGPT-account (bijvoorbeeld of je gesprekken mogen worden gebruikt om modellen te verbeteren). Finetime zelf logt alleen welke actie werd gebruikt en of dat lukte, niet wat er werd gevraagd of teruggegeven. Zie finetime.nl/privacy.

Na een update van Finetime

Krijgt Finetime nieuwe mogelijkheden, dan ziet ChatGPT die niet vanzelf: het onthoudt de lijst met acties van het moment waarop je koppelde. Ga dan naar chatgpt.com/plugins, open Finetime en kies Refresh (vernieuwen). Begin daarna een nieuw gesprek. Zonder vernieuwen zoekt ChatGPT soms een omweg; zo zette het een gespreksverslag en actiepunten eens in de notities van een contact.

Lukt het niet?

• Je ziet geen “Add custom MCP server”: je abonnement ondersteunt het (nog) niet, of de beheerder van jullie ChatGPT-werkruimte heeft eigen koppelingen niet toegestaan.
• ChatGPT kan wel opzoeken, maar niets aanmaken: bij sommige abonnementen staat ChatGPT alleen lezen toe. Kijk bij je abonnement of in de hulp van OpenAI.
• “Deze koppelaanvraag is verlopen of ongeldig”: een aanvraag is 10 minuten geldig. Begin opnieuw in ChatGPT.
• “Koppelen met apps staat in deze omgeving uit”: je beheerder heeft koppelen in Finetime uitgezet.
• ChatGPT gebruikt Finetime niet: begin je vraag met @Finetime, of begin een nieuw gesprek.
• ChatGPT meldt dat je te veel hebt gevraagd: er geldt een grens van 120 acties per uur. Probeer het later opnieuw.
• Een nieuwe mogelijkheid werkt niet: vernieuw de koppeling (zie hierboven).