Naar de inhoud
Finetime
Aanvragen
Alle handleidingen
Handleiding

CRM-mailbox inrichten bij Microsoft 365

Mail met contacten vanzelf in de tijdlijn van Finetime: een gedeelde mailbox, twee transportregels en een app-sleutel voor Finetime.

Met de CRM-mailbox komt mail met contacten vanzelf in de tijdlijn van Finetime. Je maakt één mailbox (bijv. crm@jullie-domein.nl), twee regels die een kopie van de mail daarheen sturen, en een app-sleutel waarmee Finetime de mailbox ophaalt. Microsoft staat IMAP met een wachtwoord niet meer toe; daarom de app-sleutel.

Je hebt beheerdersrechten nodig in het Microsoft 365-beheercentrum, Exchange en Entra ID, en PowerShell met de module ExchangeOnlineManagement. Controleer de stappen bij twijfel in de documentatie van Microsoft: de schermen veranderen geregeld.

Vooraf: medewerkers, relaties en de ondernemingsraad

De kopieregels sturen stelselmatig mail van medewerkers naar het CRM. Regel daarom vóór het aanzetten:

  • Informeer je medewerkers en relaties (bijvoorbeeld in de eigen privacyverklaring) dat mail met relaties in het CRM komt, en wijs medewerkers op Privé markeren en “Mijn mail in het CRM” in Finetime.
  • Beoordeel of een DPIA nodig is. Stelselmatige controle van werknemers staat op de lijst van de Autoriteit Persoonsgegevens; Finetime helpt met informatie (verwerkersovereenkomst, artikel 7).
  • Ondernemingsraad: heeft jullie organisatie een OR, vraag dan of instemming nodig is (artikel 27 WOR).
  • Beperk de regels tot zakelijke mail met relaties (bijvoorbeeld alleen de verkopers), en haal een mail met gevoelige gegevens (een cv, een ziekmelding) uit het CRM.

1. De mailbox

Maak een gedeelde mailbox crm@jullie-domein.nl (Exchange-beheercentrum → Postvakken → Gedeeld postvak toevoegen). Een gedeelde mailbox heeft geen licentie nodig. Niemand hoeft erin te kijken: Finetime haalt de mail op en ruimt hem na de bewaartermijn op.

2. De kopieregels

Exchange-beheercentrum → Mailstroom → Regels → Een regel toevoegen. Maak er twee:

  1. Kopie uitgaand – Toepassen als: de afzender is intern en de ontvanger is extern. Actie: het bericht in bcc sturen aan crm@jullie-domein.nl.
  2. Kopie inkomend – Toepassen als: de afzender is extern en de ontvanger is intern. Actie: het bericht in bcc sturen aan crm@jullie-domein.nl. Uitzondering: de ontvanger is crm@jullie-domein.nl (geen dubbele kopie).

Wil je alleen de mail van bepaalde medewerkers (bijv. verkoop), zet dan bij beide regels als extra voorwaarde dat de afzender of ontvanger lid is van een groep. Mail tussen collega’s, nieuwsbrieven, afwezigheidsberichten en mail die als Persoonlijk of Privé is gemarkeerd zet Finetime nooit in de tijdlijn.

3. De app-sleutel

Entra ID → App-registraties → Nieuwe registratie (bijv. “Finetime CRM-mailbox”), alleen voor deze organisatie.

  • Certificaten en geheimen → Nieuw clientgeheim. Bewaar de waarde: die zie je maar één keer.
  • API-machtigingen → Een machtiging toevoegen → API’s die mijn organisatie gebruikt → Office 365 Exchange Online → Toepassingsmachtigingen: IMAP.AccessAsApp, en voor antwoorden vanuit Finetime ook SMTP.SendAsApp. Daarna Beheerderstoestemming verlenen.
  • Noteer de toepassings-id (client-id) en de map-id (tenant-id) van het overzicht, en de object-id van de bijbehorende Bedrijfstoepassing (Entra ID → Bedrijfstoepassingen → de app).

Geef de app toegang tot alleen deze mailbox (PowerShell):

Connect-ExchangeOnline
New-ServicePrincipal -AppId <client-id> -ObjectId <object-id van de bedrijfstoepassing>
Add-MailboxPermission -Identity crm@jullie-domein.nl -User <object-id van de bedrijfstoepassing> -AccessRights FullAccess

4. In Finetime

Instellingen → Beheer → Mailbox:

  • Inloggen met: Microsoft 365 (app-sleutel)
  • Mailserver outlook.office365.com, poort 993, SSL/TLS, map INBOX
  • Mailbox: crm@jullie-domein.nl; tenant-id, client-id en het clientgeheim
  • Interne domeinen: jullie eigen domein(en)

Opslaan en testen controleert de verbinding en haalt meteen de eerste mail op.

5. Antwoorden vanuit Finetime (optioneel)

Met deze koppeling komt er bij mail in de tijdlijn een knop Beantwoorden. Het antwoord gaat van het adres van de medewerker. Daarvoor moet de CRM-mailbox mogen verzenden als elke medewerker die vanuit Finetime antwoordt, en moet SMTP AUTH voor de mailbox aan staan:

Set-CASMailbox -Identity crm@jullie-domein.nl -SmtpClientAuthenticationDisabled $false
Add-RecipientPermission -Identity medewerker@jullie-domein.nl -Trustee crm@jullie-domein.nl -AccessRights SendAs

In Finetime, onder Antwoorden vanuit Finetime: Microsoft 365 (app-sleutel), smtp.office365.com, poort 587, STARTTLS, account crm@jullie-domein.nl, dezelfde tenant-id, client-id en geheim. Het antwoord staat in de tijdlijn, niet in Verzonden items van de medewerker.