CRM-mailbox inrichten bij Google Workspace

Met de CRM-mailbox komt mail met contacten vanzelf in de tijdlijn van Finetime. Je maakt één mailbox (bijv. crm@jullie-domein.nl), een routeringsregel die een kopie van de mail daarheen stuurt, en een app-wachtwoord waarmee Finetime de mailbox ophaalt.

Je hebt beheerdersrechten nodig in de Google Admin-console. Controleer de stappen bij twijfel in de documentatie van Google.

Vooraf: medewerkers, relaties en de ondernemingsraad

De kopieregels sturen stelselmatig mail van medewerkers naar het CRM. Regel daarom vóór het aanzetten:

• Informeer je medewerkers en relaties (bijvoorbeeld in de eigen privacyverklaring) dat mail met relaties in het CRM komt, en wijs medewerkers op Privé markeren en “Mijn mail in het CRM” in Finetime.
• Beoordeel of een DPIA nodig is. Stelselmatige controle van werknemers staat op de lijst van de Autoriteit Persoonsgegevens; Finetime helpt met informatie (verwerkersovereenkomst, artikel 7).
• Ondernemingsraad: heeft jullie organisatie een OR, vraag dan of instemming nodig is (artikel 27 WOR).
• Beperk de regels tot zakelijke mail met relaties (bijvoorbeeld alleen de verkopers), en haal een mail met gevoelige gegevens (een cv, een ziekmelding) uit het CRM.

1. De mailbox

Maak een gebruiker crm@jullie-domein.nl (Admin-console → Gebruikers). Zet voor die gebruiker verificatie in twee stappen aan en maak een app-wachtwoord (Google-account van crm@ → Beveiliging → App-wachtwoorden). Google staat IMAP met het gewone wachtwoord niet meer toe; een app-wachtwoord wel. IMAP staat in Gmail standaard aan.

2. De kopieregel

Admin-console → Apps → Google Workspace → Gmail → Routering → Configureren:

• Berichten: Inkomend en Uitgaand (en Intern – verzenden uit).
• Actie: Meer ontvangers toevoegen → crm@jullie-domein.nl.
• Eventueel alleen voor een organisatie-eenheid of groep (bijv. verkoop).

Mail tussen collega’s, nieuwsbrieven, afwezigheidsberichten en mail die als privé is gemarkeerd zet Finetime nooit in de tijdlijn.

3. In Finetime

Instellingen → Beheer → Mailbox:

• Inloggen met: Wachtwoord of app-wachtwoord
• Mailserver imap.gmail.com, poort 993, SSL/TLS, map INBOX
• Mailbox: crm@jullie-domein.nl, wachtwoord: het app-wachtwoord
• Interne domeinen: jullie eigen domein(en)

Verwerkte mail krijgt in Gmail het label Finetime/verwerkt.

4. Antwoorden vanuit Finetime (optioneel)

Het antwoord gaat van het adres van de medewerker. In Gmail van crm@ (Instellingen → Accounts → Mail sturen als) voeg je elk adres toe van wie vanuit Finetime antwoordt; Google stuurt een bevestiging naar dat adres. In Finetime, onder Antwoorden vanuit Finetime: wachtwoord, smtp.gmail.com, poort 587, STARTTLS, account crm@… met het app-wachtwoord. Het antwoord staat in de tijdlijn, niet in Verzonden van de medewerker.