CRM-mailbox inrichten bij andere providers

Met de CRM-mailbox komt mail met contacten vanzelf in de tijdlijn van Finetime. Bij kleinere providers zonder regels voor de hele organisatie gaat het per medewerker.

Vooraf: medewerkers, relaties en de ondernemingsraad

De kopieregels sturen stelselmatig mail van medewerkers naar het CRM. Regel daarom vóór het aanzetten:

• Informeer je medewerkers en relaties (bijvoorbeeld in de eigen privacyverklaring) dat mail met relaties in het CRM komt, en wijs medewerkers op Privé markeren en “Mijn mail in het CRM” in Finetime.
• Beoordeel of een DPIA nodig is. Stelselmatige controle van werknemers staat op de lijst van de Autoriteit Persoonsgegevens; Finetime helpt met informatie (verwerkersovereenkomst, artikel 7).
• Ondernemingsraad: heeft jullie organisatie een OR, vraag dan of instemming nodig is (artikel 27 WOR).
• Beperk de regels tot zakelijke mail met relaties (bijvoorbeeld alleen de verkopers), en haal een mail met gevoelige gegevens (een cv, een ziekmelding) uit het CRM.

1. De mailbox

Maak bij de provider een mailbox crm@jullie-domein.nl met een sterk wachtwoord.

2. Kopieën

• Inkomend: zet per medewerker een doorstuurregel met kopie bewaren naar crm@jullie-domein.nl (bij TransIP: webmail of het controlepaneel → het mailadres → Doorsturen). De medewerker houdt zijn mail gewoon in zijn eigen mailbox.
• Uitgaand: de provider kan dat meestal niet automatisch. Zet crm@jullie-domein.nl in bcc bij mail aan een contact, of laat het mailprogramma dat doen (Outlook en Thunderbird hebben daar regels of instellingen voor).

Mail tussen collega’s, nieuwsbrieven, afwezigheidsberichten en mail die als privé is gemarkeerd zet Finetime nooit in de tijdlijn.

3. In Finetime

Instellingen → Beheer → Mailbox: Wachtwoord of app-wachtwoord, de IMAP-server van de provider (bij TransIP imap.transip.email, poort 993, SSL/TLS), map INBOX, mailbox en wachtwoord, en jullie eigen domein(en) als intern. De gebruikersnaam is meestal het volledige mailadres (crm@jullie-domein.nl).

4. Antwoorden vanuit Finetime

Alleen als de provider een account laat verzenden als de adressen van de medewerkers; bij de meeste kleine providers mag een account alleen van zijn eigen adres versturen. Kan dat niet, laat Antwoorden vanuit Finetime dan uit: een antwoord van crm@ in plaats van de medewerker komt verkeerd aan.